Καλύτερη παράδοση ναυτικών υπηρεσιών: εκθέσεις, πιστοποιητικά και ενέργειες παρακολούθησης

Το τέλος μιας επίσκεψης συντήρησης επί του πλοίου είναι η αρχή της επόμενης εργασίας για την ομάδα του πλοίου: να κατανοήσει τι ολοκληρώθηκε, τι παραμένει ανοιχτό και ποια έγγραφα πρέπει να διατηρηθούν. Μια τακτική παράδοση διευκολύνει τις απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα όταν η ευθύνη μετατοπίζεται μεταξύ πληρώματος, γραφείου και παρόχων υπηρεσιών.

Συμφωνήστε το σύνολο των εγγράφων πριν την παρουσία

Ρωτήστε τι θα παραδώσει η εργασία. Ανάλογα με το αντικείμενο, η παράδοση μπορεί να περιλαμβάνει έκθεση συντήρησης, αποτελέσματα δοκιμών, αρχεία βαθμονόμησης, κατάλογο εξοπλισμού ή άλλα πιστοποιητικά. Επιβεβαιώστε τη μορφή και τον παραλήπτη και βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία ταυτοποίησης πλοίου και εξοπλισμού συμφωνούν με το αίτημα.

Η έκθεση συντήρησης ενός προμηθευτή και ένα θεσμικό πιστοποιητικό πλοίου εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Ο ΙΜΟ εξηγεί ότι τα θεσμικά πιστοποιητικά εκδίδονται από τις αρχές σημαίας ή από οργανισμούς και επιθεωρητές εξουσιοδοτημένους για τον σκοπό αυτό. Μια επίσκεψη συντήρησης δεν θεωρείται ότι αντικαθιστά μια απαιτούμενη θεσμική επιθεώρηση. Δείτε την επισκόπηση επιθεωρήσεων και πιστοποίησης του ΙΜΟ.

Ξεχωρίστε τις ολοκληρωμένες εργασίες από τις ανοιχτές ενέργειες

Ζητήστε σαφή καταγραφή του εξοπλισμού στον οποίο έγινε εργασία, των εργασιών που εκτελέστηκαν και τυχόν περιορισμών. Αν κάποιο στοιχείο δεν μπόρεσε να συντηρηθεί, ο λόγος πρέπει να αναφέρεται. Κρατήστε τις συστάσεις, τα αιτήματα ανταλλακτικών και τις άλυτες βλάβες μαζί με την έκθεση, αντί διάσπαρτα σε αλληλογραφία.

Αναθέστε κάθε ανοιχτή ενέργεια σε συγκεκριμένο πρόσωπο ή ομάδα. Καταγράψτε το επόμενο βήμα και την ημερομηνία ενημέρωσης. Πρόκειται για διοικητικό βοήθημα παρακολούθησης· το υπεύθυνο προσωπικό του πλοίου είναι εκείνο που καθορίζει τυχόν λειτουργικούς περιορισμούς ή την απαιτούμενη κλιμάκωση.

Δημιουργήστε δομή αρχειοθέτησης με δυνατότητα αναζήτησης

Χρησιμοποιήστε συνεπή ονοματοδοσία αρχείων, με όνομα πλοίου, κατηγορία υπηρεσίας, ταυτότητα εξοπλισμού και ημερομηνία επίσκεψης. Κρατήστε την τελική υπογεγραμμένη έκδοση χωριστά από προσφορές και προσχέδια. Ένα απλό μητρώο μπορεί να συνδέει κάθε στοιχείο εξοπλισμού με το σχετικό έγγραφο και την καταγραφή παρακολούθησης.

Μην υποθέτετε ότι το πιο πρόσφατο αρχείο που λάβατε είναι αυτόματα το σωστό. Ελέγξτε το όνομα του πλοίου, την ταυτοποίηση του εξοπλισμού, τις ημερομηνίες και τον αριθμό αναφοράς. Επιλύστε τις αποκλίσεις με τον εκδότη και διατηρήστε τη διορθωμένη έκδοση με σαφές ιστορικό αναθεωρήσεων.

Κλείστε την παράδοση με μια σύντομη ανασκόπηση

• Συμφωνεί η έκθεση με το συμφωνημένο αντικείμενο;
• Είναι σωστά τα στοιχεία ταυτοποίησης πλοίου και εξοπλισμού;
• Έχουν καταγραφεί σαφώς τα ημιτελή στοιχεία και οι ενέργειες παρακολούθησης;
• Έχουν λάβει τα έγγραφα οι υπεύθυνοι στο πλοίο και στο γραφείο;
• Φυλάσσονται τα έγγραφα σε σημείο όπου θα τα βρει η επόμενη ομάδα;

Για την επόμενη παρουσία, πείτε στην Offshore Marine Solutions ποια αρχεία χρειάζεται η ομάδα σας όταν στέλνετε το αίτημα υπηρεσίας. Η έγκαιρη συμφωνία για την παράδοση βοηθά όλους να εργαστούν προς το ίδιο αποτέλεσμα.